Verteile die Aufgaben im Unternehmen sinnvoll

Ich erinnere mich noch gut an einen Abend, an dem ein Selbständiger mir gegenübersa­ß, erschöpft, mit Augenringen – und sagte: „Frank, ich wollte frei sein. Jetzt bin ich Gefangener meiner eigenen Firma."

Das ist kein Einzelfall. Viele haben den mutigen Schritt in die Selbständigkeit gewagt – mit dem Traum, frei zu sein, das zu tun was man liebt, der eigene Herr zu sein. Und dann, nach einigen Jahren, sieht die Welt plötzlich anders aus. Die Firma bereichert das Leben – aber sie raubt auch enorm viel wertvolle Lebenszeit. Oft mehr, als ursprünglich gedacht war und zur Verfügung gestellt werden sollte. Die Firma diktiert, wann Zeit für Familie bleibt. Was bleibt für Freunde, für Hobbys, für das Wesentliche?

Das war so nicht gedacht. Das muss so nicht bleiben. Aber es ändert sich nur dann, wenn wir ehrlich hinschauen: Wer macht was in diesem Unternehmen – und macht die richtige Person wirklich die richtige Aufgabe? Genau das ist die Kernfrage, wenn es darum geht, ein Unternehmen so aufzustellen, dass es nicht dich beherrscht, sondern dir dient.

 Was steckt dahinter

In jedem Unternehmen gibt es verschiedene Rollen – und jede hat ihre eigene Logik. Der Mitarbeiter stellt Produkte her oder erbringt Dienstleistungen. Er liebt klare Abläufe und möchte, dass diese so bleiben. Er möchte innerhalb festgelegter Grenzen selbst entscheiden können – aber bitte keine neue Sau durchs Dorf jede Woche. Die Führungskraft überwacht die Abläufe, die der Unternehmer beschrieben hat. Bei uns im Haus gab es jahrelang den Satz: „Das haben wir schon immer so gemacht." Den höre ich heute nicht mehr – aber das war ein Prozess, der Zeit brauchte. Dann gibt es Dienstleister – externe Partner, an die man Aufgaben delegiert, die intern nicht wirtschaftlich oder fachlich machbar sind. Freie Assistenten im Internet zum Beispiel: Wenn unsere Preislisten für das nächste Jahr aktualisiert werden müssen, habe ich das früher selbst gemacht. Heute übernimmt das eine freie Mitarbeiterin, die verlässlich und zu guten Konditionen liefert. Und dann der Unterschied, auf den es wirklich ankommt: der Selbstständige – der in der Firma arbeitet – und der Unternehmer – der am Unternehmen arbeitet. Das ist der entscheidende Unterschied, den Michael E. Gerber in seinem Buch „The E-Myth" beschreibt und dem ich aus eigener Erfahrung vollständig zustimme.

Ich habe vor Jahren ein Buchstabensystem entwickelt, mit dem ich meine Arbeitszeit über Monate hinweg analysiert habe. A stand für Auftragsbearbeitung, B für Außendienst, E für E-Mails, G für Gespräche mit Mitarbeitern – und so weiter. Das Ergebnis: 18 Prozent meiner Zeit floss in allgemeine Betriebsorganisation. Post lesen, Steuerbüro, Bank, Verträge prüfen. All das, was ich gar nicht so mag und was eigentlich keine unternehmerische Tätigkeit ist. Diese Analyse hat mir schlagartig klargemacht, welche Tätigkeiten ich delegieren musste – und was meine wirkliche Aufgabe als Unternehmer ist.

König Salomo hat das in einem einzigen Satz zusammengefasst, den ich sehr liebe: Durch Weisheit wird ein Haus gebaut, durch Verstand erhalten – und durch ordentliches Haushalten werden die Kammern voll kostbarer Habe (Sprüche 24,3). Ein Haus kann eine Familie sein, eine Ehe, eine Organisation, ein Unternehmen. Weisheit baut auf. Verstand erhält durch die Höhen und Tiefen. Und ordentliches Haushalten – also das Minimieren von Verschwendung an Zeit, Material und Energie – bringt den Ertrag. Das ist kein romantisches Bild. Das ist das Fundament guter Unternehmensführung.

 Typische Stolpersteine

Ein häufiger Fehler ist, als Unternehmer in der Leistungserbringung steckenzubleiben, weil es einfacher scheint als zu delegieren und zu erklären. Wer sagt "Das mache ich lieber selbst, bis ich es erklärt habe, ist es schon fertig" – der wird immer selbst machen müssen.

Ein zweiter Stolperstein ist, keine Arbeitszeitanalyse durchzuführen, weil man glaubt, man wisse ohnehin, wo die Zeit hingeht. Die Analyse zeigt fast immer etwas anderes, als das Gefühl vermuten lässt.

 So setzt du es um

Führe ab nächster Woche über zwei bis vier Wochen eine einfache Arbeitszeitanalyse durch: Notiere zu jeder halben Stunde mit einem Buchstaben, womit du dich beschäftigt hast. Und werte dann aus: Wieviel Prozent deiner Zeit ist wirklich unternehmerische Tätigkeit – und wieviel Operatives, das delegiert werden könnte?
Stelle dir heute die Grundsatzfrage: Ist deine Firma gegenwärtig so aufgestellt, dass du deine Berufung lebst? Oder bestimmt die Firma, wie viel Zeit du für deine Familie, für deine Gesundheit, für das Wesentliche übrig hast?
Benenne drei Tätigkeiten, die du derzeit selbst erledigst und die ein Dienstleister oder ein Mitarbeiter genauso gut oder besser erledigen könnte. Und entscheide, wann du sie abgibst.
Schreibe deinen eigenen Satz für dein Unternehmen: Was bedeutet Weisheit, Verstand und ordentliches Haushalten konkret für dich und dein Unternehmen im nächsten Jahr?

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