Erfasse den Ist-Zustand aller Tätigkeiten im Unternehmen

Es gibt in vielen Unternehmen ein stilles Problem, das kaum jemand offen benennt: Das Wissen, wie die Dinge gemacht werden, steckt in den Köpfen einzelner Menschen. In dem Mitarbeiter, der seit zwanzig Jahren dabei ist. Im Inhaber selbst. Im Verkaufsleiter, der die Abläufe schon immer so gemacht hat, wie er sie eben macht – und der sie noch nie aufschreiben musste, weil er ja da ist.

Bis er krank wird. Oder kündigt. Oder einfach im Urlaub ist.

Das ist der Moment, in dem deutlich wird, was es ein Unternehmen wirklich kostet, wenn seine Tätigkeiten nicht dokumentiert sind. Ich spreche aus eigener Erfahrung – und ich spreche aus dem Wissen, was es verändert, wenn man genau das ändert.

 Was steckt dahinter

Die Königsdisziplin für Unternehmer ist: automatisierte Systeme einzuführen. Und der erste Schritt dahin ist so simpel wie unterschätzt: Erfasse alle Tätigkeiten, die in deinem Unternehmen anfallen – vollständig, schriftlich, gegliedert. Nicht nur die großen, sichtbaren Tätigkeiten. Auch die kleinen, selbstverständlichen Aufgaben, die jeder kennt aber niemand aufgeschrieben hat.

Was das bedeutet, mache ich am Beispiel unseres eigenen Unternehmens klar. In der Geschäftsführung fallen an: visionäre strategische Unternehmensführung, Überwachen von Kosten und Umsätzen, Arbeitsschutzbelehrungen, Einstellung neuer Mitarbeiter, Ausstellen von Arbeitsverträgen.
Im Verkauf: Angebote erarbeiten, Aufträge bearbeiten, Rechnungen und Lieferscheine schreiben, Etiketten drucken, Fertigungsaufträge auslösen, zugesagte Liefertermine überwachen.
Im Einkauf: Handelsware beschaffen, Fertigungsteile einkaufen – Rohrfedern, Zeigerwerke, Schrauben, Dichtungen, Glasscheiben.
In der Buchhaltung: Zahlungseingänge überwachen, mahnen, Liquidität sicherstellen.
In der Fertigung: Teile fertigen, einrüsten, löten, schweißen, prüfen, Vorrichtungen herstellen. In der Montage: vormontieren, justieren, kalibrieren, Zifferblätter drucken, verpacken, versenden. Das ist kein vollständiges Bild – es ist ein Ausschnitt. Aber schon dieser Ausschnitt zeigt: Wenn das nirgends steht, trägt es jemand im Kopf. Und das ist riskant.

Viele Unternehmen haben die DIN ISO 9001 eingeführt – und leiden unter ihr. Sie schreiben Handbücher, um das Zertifikat zu haben. Das Zertifikat hängt gerahmt an der Wand. Die Handbücher verstauben im Regal. Was wir brauchen, ist kein Zertifikat. Was wir brauchen, sind Organisationsmanagementsysteme, die uns die Arbeit wirklich erleichtern. Automatisiert heißt: Es läuft, ohne dass du ständig eingreifen musst. Das setzt Zeit frei. Und um dorthin zu kommen, muss zuerst auf dem Papier stehen, was überhaupt läuft.

 Typische Stolpersteine

Ein häufiger Fehler ist, nur die Haupttätigkeiten zu dokumentieren und die kleinen, täglichen Routineaufgaben wegzulassen – weil sie so selbstverständlich erscheinen. Genau diese sind es aber, die bei einem Ausfall sofort fehlen und die niemand sonst kennt.

Ein zweiter Stolperstein ist, die Dokumentation einmalig zu erstellen und dann nie wieder anzufassen. Prozesse ändern sich. Was heute gilt, kann in zwei Jahren überholt sein. Eine lebendige Dokumentation braucht regelmäßige Pflege.

 So setzt du es um

Nimm dir in dieser Woche eine Stunde und schreibe für eine einzige Abteilung – dein Büro, den Verkauf, den Einkauf – alle Tätigkeiten auf, die dort anfallen. Nicht nach Wichtigkeit sortiert. Einfach alles, was gemacht wird. Das ist der Anfang. Lasse dir dabei von deinen Mitarbeitern helfen.
Frage dann jeden Mitarbeiter in dieser Abteilung: Was tust du, das nirgends aufgeschrieben steht? Du wirst überrascht sein, was dabei zum Vorschein kommt.
Nutze als Vorlage eine einfache Tabelle: Tätigkeit, Abteilung, Häufigkeit (täglich / wöchentlich / monatlich), verantwortliche Person. Das genügt für den Anfang.
Stelle dir am Ende dieser Übung die ehrliche Frage: Wenn ich morgen für vier Wochen ausfalle – was weiß mein Team, und was weiß es nicht? Genau diese Lücke ist dein Handlungsfeld.

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